Charte relative à la protection des données à caractère personnel

1. Définition et nature des données à caractère personnel

Lorsque vous utilisez les services de la Société ACORDIA (ci-après les « Services ») ou que vous faites l’objet d’une procédure de recouvrement de créances, nous pouvons être amenés à traite vos données à caractère personnel.

Dans le cadre de la présente charte, le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu, ce qui correspond notamment à :

– Pour les clients et prospects :

Aux données d’identification : Civilité, nom ou raison sociale, prénoms, adresse (y compris siège social, lieu de facturation), n° de téléphone, n° de fax, adresse de courriel, date de naissance;
Aux données relative à la vie professionnelle : profession, domaine d’activité;
Aux données relatives au Paiement/Règlement : Paiement, conditions et modalités de règlement RIP/RIB, n° de chèque, n° de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel,
Aux données relatives au suivi de la relation commerciale.

– Pour les débiteurs faisant l’objet d’une procédure de recouvrement :

Aux données d’identification : Civilité, nom ou raison sociale, prénoms, adresse (y compris siège social) n° de téléphone, n° de fax, adresse de courriel, date de naissance;
Aux données relatives à la vie professionnelle : profession, domaine d’activité;
Aux données relatives au Paiement/Règlement : Paiement, conditions et modalités de règlement RIP/RIB, n° de chèque, n° de carte bancaire, date de fin

2. Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi qu’au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD »).

3. Identité du responsable de la collecte de données

Le responsable de la collecte de vos données à caractère personnel est la société ACORDIA, Société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n°B 530 610 187, ayant son siège social au 119 Rue Cambacérès – 75008 Paris (ci-après : « Nous »).

4. Collecte des données à caractère personnel

Le fondement légal de notre collecte de vos données personnelles est le suivant :

(i) L’intérêt légitime lorsque vous nous fournissez volontairement des données à caractère personnel lors de votre visite sur notre site (ci-après le « Site »), les données étant alors collectées pour nous permettre de mieux répondre à vos demandes d’information sur nos Services et pour opérer un suivi de vos demandes d’exercice de droits.

(ii) L’intérêt légitime lorsque vos données sont traitées dans le cadre d’une procédure de recouvrement, afin de nous permettre d’exécution nos Services ;

(iii) Votre consentement s’agissant des cookies

(iv) Cette collecte est nécessaire afin d’exécuter le contrat conclu lorsque vous utilisez nos Services.

(v) Le traitement de vos données peut enfin être nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Vos données à caractère personnel sont collectées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

(i) Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, commandes, factures, suivis de la relation avec les clients,

(ii) Effectuer les opérations de recouvrement de créances,

(iii) Constituer un fichier de clients, prospects et débiteurs,

(iv) Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données;

(v) Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos services,

(vi) Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services,

(vii) Personnaliser les réponses à vos demandes d’information,

(viii) Respecter nos obligations légales et réglementaires.

(ix) Répondre aux demandes dans le cadre du processus de recrutement.

(x) Répondre aux demandes dans le cadre de l’exercice de droits

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement des Services. Concernant les données facultatives, vous êtes entièrement libre de les indiquer ou non. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

Nous vous informons également que nous collectons, ou sommes susceptibles de collecter vos données de manière indirecte auprès de nos clients qui utilisent nos Services de recouvrement de créances.

A ce titre, vous êtes informés que nous réutilisons vos données à caractère personnel qui sont stockées dans le carnet d’adresses d’un client de nos Services et qui nous a expressément autorisé à accéder à son carnet de contacts.

5. Destinataires des données collectées

Auront accès à vos données à caractère personnel :

(i) le personnel de notre société, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) ;

(ii) nos sous-traitants : Prestataire d’hébergement, Outil CRM, Prestataire d’emailing

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels.

6. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

(i) Concernant les données relatives à la gestion de clients et prospects :

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous.

Concernant d’éventuelles opérations de prospection qui vous seraient destinées, vos données pourront être conservées pendant un délai de 3 (trois) ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

Les données à caractère personnel relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de 3 (trois) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Au terme de ce délai de 3 (trois) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

(ii) Concernant les données personnelles des débiteurs faisant l’objet d’une procédure de recouvrement de créances

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la procédure de recouvrement de créance.

Vos données pourront être conservées pendant un délai de 3 (trois) ans à compter de la fin de la procédure de recouvrement.

(iii) Concernant les pièces d’identité :
En cas d’exercice du droit d’accès, de rectification ou d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité seront conservées uniquement pendant le temps nécessaire à la vérification de votre identité.

(iv) Concernant les données relatives aux cartes bancaires :
Les données relatives aux transactions financières relatives au paiement des Services via le Site de ACORDIA sont conservées jusqu’au retrait du consentement de la personne concernée ou jusqu’à la date de fin de validité de la carte bancaire.

En ayant coché sur le Site la case expressément prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour cette conservation.

Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.

Si vous refusez que vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires soient conservées dans les conditions précisées ci-dessus, nous ne conserverons pas ces données au-delà du temps nécessaire pour permettre la réalisation de la transaction.

En tout état de cause, les données relatives à celles-ci pourront être conservées, pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires, pour la durée prévue par l’article L 133-24 du Code monétaire et financier, en l’occurrence 13 (treize) mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à 15 (quinze) mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation des cartes de paiement à débit différé.

(v) Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :
Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum 3 (trois) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

(vi) Concernant la gestion des demandes d’exercice de droits :
Les informations permettant la gestion d’une demande d’exercice de droits seront conservées pendant 2 (deux) ans à compter de la demande.

8. Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

9. Hébergement

Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs des Sociétés INFOCLIP et KENSAAS, situés en France dans l’Union européenne.

10. Transfert hors de l’Union européenne

Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir article 5 sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :

– Soit ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne;

– Soit nous avons conclu avec nos sous-traitants un contrat spécifique encadrant les transferts de vos données en dehors de l’Union européenne, sur la base des clauses contractuelles types entre un responsable de traitement et un sous-traitant approuvées par la Commission européenne.

11. Cookies

Pour plus d’informations sur les cookies, nous vous renvoyons vers notre Politique de Cookies en annexe.

12. Accès, rectification et effacement de vos données à caractère personnel

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et au RGPD, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données vous concernant, notamment à travers un accès en ligne à votre dossier. Vous pouvez également vous adresser à :

– adresse de courrier électronique : contact@acordia.fr

– adresse de courrier postal : 30 rue Pierre Beregovoy – 58000 Nevers

Il est rappelé aux personnes dont les données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime, comme mentionné à l’article « Collecte des données à caractère personnel », qu’elles peuvent à tout moment s’opposer au traitement des données les concernant. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.

13. Droit de définir des directives relatives au traitement des données après votre mort

Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort.

Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.

Les directives peuvent aussi être spécifiques aux données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées suivantes :

– adresse de courrier électronique : contact@acordia.fr

– adresse de courrier postal : 30 rue Pierre Beregovoy – 58000 Nevers

En nous transmettant de telles directives, vous donnez expressément votre consentement pour que ces directives soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes.

Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en œuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre.

Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessus.

14. Portabilité de vos données à caractère personnel

Lorsque vos données sont collectées sur le fondement légal de l’exécution d’un contrat ou du consentement, vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des Services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des Services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur le Site, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel.

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

15. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

16. Limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles, dans les cas suivants :

– Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel,

– Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données,

– Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits,

– Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données personnelles.

17. Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Votre utilisation des Services suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder aux Services.

18. Entrée en vigueur

La présente charte est entrée en vigueur le 01 / 01 / 2019

Mise à jour le 10/02/2021